نحوه نوشتن نامه رسمی‌به زبان انگلیسی
برای نوشتن نامه به زبان انگلیسی باید داخل نامه از لغات ملموس استفاده کنید و برای اینکه بتوانید این کار را انجام دهید باید دایره لغات زبان انگلیسی شما قوی باشد. نیازی نیست که تمام لغات را بلد باشید ما در اینجا تعدادی از لغات کاربردی و جملات کاربردی برای نوشتن نامه به زبان انگلیسی را به شما آموزش میدهیم. همچنین داشتن گرامر قوی از ملزمات نامه نوشتن به زبان انگلیسی می‌باشد. شما باید حداقل دانش گرامری را برای نوشتن یک نامه داشته باشید. نوشتن نامه با زبان و لغات ناملموس، باعث می‌شود خوانایی نامه شما کمتر شود. البته ما در این نوشته به شما کمک می‌کنیم تا نکات مهم نامه نوشتن در زبان انگلیسی را یاد بگیرید و خودتان بتوانید نامه اداری و رسمی‌بنویسید.
نامه رسمی
شما میتوانید نامه خود را در نرم افزارهایی چون Microsoft Word و OpenOffice تایپ کنید و املای درست کلمات را در متن نامه خود بررسی کنید. اگر قرار است نامه را به صورت کاغذی بفرستید،
باید آن را پرینت بگیرید و بعد ارسالش کنید. اگر قرار است به صورت ایمیلی نامه را بفرستید، میتوانید از داخل نرم افزار
Word
متن را کپی (
Copy
) کرده و در قسمت بدنه ایمیل، آن را پیست (
Paste
) کنید.
اگر نامه شما به صورت کاغذی قرار است ارسال شود، هم تاریخ روز و هم آدرس فرستنده و گیرنده را باید درج کنید. آدرس فرستنده در گوشه بالا سمت چپ درج می‌شود و آدرس گیرنده زیر آدرس فرستنده سمت راست نوشته می‌شوند. اگر نامه شما با کسب و کارتان مرتبط است، در بالای نامه باید نام شرکت و آدرس شرکتتان را بنویسید. البته میتوانید فقط نام شرکت و سازمان خود را درج کنید و آدرس شرکت را ننویسید. بعد از گذاشتن آدرس، تاریخ آن روز را بعد از آدرس بنویسید. در نامه‌های ایمیلی، نیازی به درج تاریخ نخواهید داشت. شما وقتی در زبان فارسی نامه می‌نویسید، ابتدا نام فرد گیرنده را ذکر می‌کنید و او را مورد خطاب قرار می‌دهید. در زبان انگلیسی هم به همین صورت است و شما باید نام مخاطبتان را ذکر کنید. مثلا باید نام و عنوان فرد گیرنده نامه را درج کنید . برای مثال شما برای استاد دانشگاه در کانادا به نام « Jack Norton » نامه می‌نویسید. در این صورت، شما در ابتدای نامه اداری خود باید بنویسید:
- Dear Mr Norton
حالا اگر نمی‌دانید جنسیت او چیست، نباید از Miss یا Mr استفاده کنید و فقط باید بنویسید:
- Dear Jack Norton
بعد از اینکه سلام و درود خود را در نامه نوشتید، باید عنوان نامه را بنویسید و قصد خود را از نوشتن نامه مشخص کنید. با این کار، شما به طرف مقابل اعلام می‌کنید که چه درخواستی از او دارید.
بدنه نامه، یکی از قسمتهای بسیار مهم در نامه شما است. بدنه نامه شامل توضیحات مرتبط و اضافی است. شما باید این قسمت را به دور از ابهام و به صورت کوتاه بنویسید.
مثلا اگر درخواستی دارید باید از عبارت I am writing to apply for the استفاده کنید. هم چنین برای بیان درخواستهای خود میتوانید از عبارت to request نیز استفاده کنید.
اگر میخواهید با کمک طرف مقابل، درباره موضوعی تحقیق کنید، از عبارت to enquire about استفاده کنید.
در زمانی که میخواهید موضوعی را به اطلاع مخاطبان خود برسانید از to tell you about استفاده کنید.
زمانی که میخواهید درخواست خود را بیان کنید از عبارت دیگیری میتوانید استفاده کنید. مثلا اگر از طرف مقابل خود درخواستی دارید، از عبارات زیر استفاده کنید:
- I would appreciate it if you would ....
از شما ممنون و متشکر هستم، اگر شما این کار را انجام دهید...
- I would be grateful if you could ....
سپاسگزار می‌شوم اگر شما بتوانید...
هنگامی‌که بدنه نامه شما به پایان رسید میتوانید انتظار خود را برای دریافت جواب نامه در پایان نامه اعلام کنید. در اینجا میتوانید از عبارت I am forward to hearing from you استفاده کنید. به علاوه، در پایان نامه هم میتوانید از عباراتی چون As early reply would be appreciated (از پاسخگویی سریع شما سپاسگزارم) برای ابراز امیدواری به دریافت جواب استفاده کنید. در این صورت فرد را تشویق به ارتباط در آینده کرده اید.
در پایان نامه اداری، باید ادای احترام کنید و سپس نام خودتان را درج کنید. برای بیان احترام از جملاتی مانند Best Regards (با بهترین آرزوها)، Kind Regards (با احترامات) و Sicerely (ارادتمند شما) استفاده می‌شود. بعد از این قسمت، دوباره باید اسم خود را درج کنید. در پایان نامه، میتوانید قدرت زیادی داشته باشید و طرف مقابل را برای ارتباط بیشتر با شما مشتاق کنید.
امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد. مجموعه مای پی تی‌‌‌ای برگزار کننده دوره‌های تدریس خصوصی آیلتس، تافل، پی تی‌‌‌ای و مکالمه است.